Creare e inviare notifiche personalizzate

Con le notifiche personalizzate puoi inviare automaticamente un'email agli utenti quando si verifica un evento specifico in piattaforma. Dal mancato completamento di un corso all'imminente inizio di una sessione live, per la quale puoi anche far arrivare, insieme all'email, un invito di calendario che il destinatario accetta con un clic. Ecco come crearle e configurarle:

Prerequisiti

• Un ruolo con il permesso "Admin - Access" (accesso al pannello di amministrazione).
• Per le notifiche legate ai corsi, i corsi devono già esistere in piattaforma. Per il tipo Live in arrivo, le lezioni coinvolte devono essere segnate come lezioni dal vivo e avere una data di inizio impostata: senza data di inizio, per quella lezione la notifica e con essa l'eventuale invito di calendario non verrà mai generata.
• Per inviare l'invito di calendario (.ics) non serve nessuna configurazione preliminare: se non hai impostato un mittente autorizzato (vedi il box "Configura il mittente" nella stessa pagina "Notifiche"), l'invito e l'email partono comunque, con il mittente no-reply@skillsincloud.com.

Percorso di accesso

Engagement > Notifiche > riquadro "Notifiche personalizzate" > "Vai alle notifiche"

Dalla home, nel menu laterale seleziona Engagement. Nella pagina che si apre, dal menu interno a sinistra scegli la voce Notifiche. Nella pagina "Notifiche" individua il riquadro "Notifiche personalizzate" e clicca il pulsante "Vai alle notifiche".

1. Apri l'elenco e crea una nuova notifica: nella pagina "Notifiche personalizzate" trovi l'elenco delle notifiche già create. Per crearne una nuova clicca "Crea una nuova notifica"; per modificarne una esistente clicca sul suo nome nell'elenco. Se non hai ancora creato nessuna notifica, l'elenco mostra il messaggio "Non sono ancora presenti notifiche personalizzate!".

2. Scegli il tipo di evento: nella pagina di modifica della notifica, il campo "Tipo di evento" è un menu a tendina che determina quando e a chi verrà inviata la notifica. Le opzioni disponibili sono:

• Corso non completato: la notifica scatta se, dopo un certo numero di ore dall'iscrizione, l'utente non ha ancora completato il corso.
• Corso non iniziato: la notifica scatta se, dopo un certo numero di ore dall'iscrizione, l'utente non ha ancora iniziato il corso (percentuale di completamento a 0).
• Corso completato: la notifica viene inviata al completamento di un corso.
• Utente mai entrato: la notifica viene inviata agli utenti che non hanno mai effettuato l'accesso in piattaforma (numero di login pari a 0).
• Live in arrivo: la notifica viene inviata prima dell'inizio di una sessione live è questo il tipo di evento a cui si può agganciare l'invito di calendario descritto più avanti.
• Benvenuto/a dopo la registrazione: la notifica viene inviata subito dopo che un nuovo utente si è registrato.
• Notifica Personalizzata ("Custom"): non è legata a nessun evento automatico; la invii manualmente tu, quando vuoi, a un elenco di corsi, utenti o gruppi scelto da te (vedi il passo 9).

3. Configura Momento e Delta: per tutti i tipi di evento tranne "Notifica Personalizzata" compaiono due campi aggiuntivi. Momento della notifica è un menu a tendina con due valori, Prima e Dopo; per l'evento "Live in arrivo" questo valore è fissato automaticamente su Prima e non è modificabile. Delta (Ore) è un campo di testo che accetta un numero di ore: per "Live in arrivo" rappresenta quante ore prima dell'inizio della lezione deve partire la notifica; se lasci questo campo vuoto la notifica per questo evento non verrà mai inviata.

4. Attiva l'invio dell'invito di calendario (solo per "Live in arrivo"): quando il tipo di evento è Live in arrivo, sotto i campi precedenti compare la casella "Aggiungi l'evento al calendario dei destinatari". Spuntandola, ogni email di questa notifica viene consegnata insieme a un invito di calendario (.ics): il client di posta del destinatario mostra in cima all'email la scheda dell'evento, con data, ora e pulsanti di conferma (Accetta / Rifiuta / Forse), e crea automaticamente l'evento nel calendario del destinatario. Se la lasci disattivata, il destinatario vede solo il messaggio, come per qualunque altra notifica. Accanto alla casella trovi un'icona informativa che, al passaggio del mouse, mostra lo stesso testo di spiegazione.

Il campo Frequenza (ore) (quante ore dopo un primo invio la notifica può essere reinviata allo stesso utente) è visibile per tutti i tipi di evento, incluso Live in arrivo: non è più nascosto per i promemoria live.

5. Salva le impostazioni principali: in fondo al primo riquadro clicca "Salva" per registrare tipo di evento, momento, delta e, se presente, la casella dell'invito di calendario. Finché non salvi questo riquadro, le modifiche non vengono conservate se navighi altrove.

6. Scegli la lingua e scrivi Oggetto, CC e Corpo: sotto il riquadro principale trovi un selettore di lingua (una per ogni lingua attiva in piattaforma): seleziona quella su cui vuoi lavorare, poi compila:

• Oggetto: campo di testo libero, l'oggetto dell'email.
• CC: campo dove digiti un indirizzo email e premi Invio per aggiungerlo come badge; puoi aggiungerne più di uno, ciascuno viene validato lato interfaccia come indirizzo email valido prima di essere accettato.
• Corpo della mail: editor di testo formattato. A destra trovi l'elenco dei campi dinamici disponibili, da inserire nel testo con la sintassi indicata (per esempio #[user_name] per il nome dell'utente): l'elenco cambia in base al tipo di evento. Per "Live in arrivo" sono disponibili anche #[live_link] (link alla lezione live), #[live_name] (nome del live), #[live_date] (data del live, formato GG/MM/AAAA) e #[live_time] (ora del live, formato HH:MM).

Clicca "Salva" in fondo a questo riquadro per registrare la traduzione: il salvataggio di oggetto/CC/corpo è indipendente da quello del passo 5, con lingue diverse salvate una alla volta.

Non è obbligatorio compilare tutte le lingue: se il corpo è vuoto per la lingua dell'utente destinatario, la piattaforma usa automaticamente la prima traduzione con un corpo compilato che trova tra le altre lingue. L'utente non riceve la notifica solo se il corpo è vuoto in tutte le lingue.

7. Scegli l'ambito e seleziona i corsi (o utenti/gruppi per "Notifica Personalizzata"): per tutti i tipi di evento tranne "Utente mai entrato", "Benvenuto/a dopo la registrazione" e "Notifica Personalizzata" compare una sezione per scegliere a quali corsi si applica la notifica.

Per l'evento Live in arrivo vedi sempre, prima dell'elenco dei corsi, il menu "A quali corsi inviare la notifica?", con queste opzioni: "Corsi selezionati" (scegli manualmente uno o più corsi dall'elenco sotto) e "Tutti i corsi" (tutti i corsi con almeno una lezione dal vivo, anche quelli creati in futuro). Se in piattaforma è attivo il modulo one-to-one e sono già presenti corsi one-to-one, nel menu compare anche una terza opzione, "Tutti i corsi one-to-one" (tutti i corsi one-to-one con almeno una lezione dal vivo); se il modulo non è attivo, o non esistono ancora corsi one-to-one, questa terza opzione non compare, ma il menu resta comunque visibile e utilizzabile con le prime due opzioni.

Quando devi selezionare i corsi manualmente, usa il campo di ricerca per trovarli e clicca sull'icona a destra di ciascun corso per aggiungerlo o rimuoverlo dalla selezione (i pulsanti "Seleziona tutti" e "Rimuovi tutti" in alto agiscono su tutto l'elenco filtrato). Clicca poi "Salva modifiche (N corsi)" per confermare.

Per la "Notifica Personalizzata", al posto dei corsi trovi due riquadri separati per selezionare manualmente utenti (con ricerca per nome o email/codice fiscale, a seconda della configurazione del login) e gruppi destinatari.

8. Invia una mail di test: nel riquadro "Test" inserisci l'indirizzo email da usare per il test e clicca "Invia mail di test". L'indirizzo deve corrispondere a un utente già registrato in piattaforma, altrimenti l'invio non parte. Il test usa uno dei corsi già assegnati alla notifica: per "Live in arrivo", se quel corso ha almeno una lezione dal vivo con data di inizio impostata, il test userà quella lezione, e se hai attivato l'invito di calendario, il test lo includerà; se il corso non ha nessuna lezione dal vivo con data impostata, l'email di test parte comunque, ma senza invito, anche a checkbox attivo.

9. Attiva la notifica: una volta verificato il funzionamento, torna in cima alla pagina. Accanto all'etichetta "Notifica Non Attiva" trovi un interruttore: cliccandolo, l'etichetta diventa "Notifica Attiva" e compare il pulsante "Salva per attivare" (o "Salva per disattivare" se stai spegnendo una notifica già attiva); clicca quel pulsante per rendere effettiva la modifica. Finché non lo clicchi, l'interruttore riflette solo una scelta non ancora salvata.

Risoluzione problemi

• La mail di test non parte, nessun messaggio di conferma: l'indirizzo inserito nel box Test non corrisponde a nessun utente registrato in piattaforma. Usa l'email di un account già esistente.
• Il destinatario non riceve l'invito di calendario, solo l'email: verifica che il tipo di evento sia "Live in arrivo", che la casella "Aggiungi l'evento al calendario dei destinatari" sia spuntata e salvata (passo 5), e che la lezione dal vivo interessata abbia una data di inizio impostata.
• Un utente non riceve nessuna notifica: verifica che il corpo del messaggio sia compilato in almeno una lingua. Se manca solo per la lingua di quell'utente, la piattaforma usa comunque un'altra lingua compilata; l'invio si blocca soltanto se il corpo è vuoto ovunque.
• Il mittente dell'email non è quello atteso: il dominio impostato in "Configura il mittente" non è (ancora) autorizzato lato piattaforma; l'email parte comunque da no-reply@skillsincloud.com finché il dominio non viene abilitato.

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